10. Project Management [Framework Management Tool Box: Planning]

Framework Management Tool Box: Planning

10.  Project Management

1.  แนวคิด/หลักการ

               ลักษณะงานโครงการโดยแต่ละกิจกรรมจะมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด  เป็นงานที่ทำครั้งเดียวแล้วเสร็จซึ่งไม่คุ้มค่าที่จะจัดตั้งเป็นแผนก และมีข้อจำกัดด้านเวลา สถานที่และงบประมาณ
แผนโครงการที่ดีนั้นประกอบด้วย 4 ส่วนประกอบสำคัญ ได้แก่
           1. คำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ (Statement of Work/SOW/Scope Statement)
          2. รายละเอียดและข้อกำหนดเกี่ยวกับโครงการ (Project Specification)
          3. กำหนดการของเป้าหมาย (Milestone Schedule)
         4. แผนงานอย่างละเอียด (Work Breakdown Structure)
คำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ (Statement of Work)
              คือคำอธิบายแบบละเอียดของโครงการและงานที่ต้องทำในโครงการ คำอธิบายที่เกี่ยวกับ;
                 · วัตถุประสงค์ของโครงการ (Project Objective)
                 · คำอธิบายโดยย่อของงานสำคัญและรายการของผลผลิต (List of Deliverable)
                 · ข้อจำกัดเกี่ยวกับงบประมาณ (ถ้ามี) (Budget Constraint)
                 · หมายกำหนดการโดยรวม (Overall Schedule)
          ระหว่างการจัดทำคำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ ผู้จัดการโครงการควรทำให้มั่นใจในความ
ครบถ้วนสมบูรณ์ของเนื้อหาโดยการจัดการทบทวนหลายๆครั้งกับผู้เชี่ยวชาญ (Functional specialists) ที่เกี่ยวข้องเพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลทางเทคนิคและบริหารนั้นเพียงพอที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ  หลังจากได้รับความคิดเห็นจากรอบด้านแล้ว ผู้จัดการโครงการควรเป็นเจ้าภาพจัดการประชุม  ตรวจสอบครั้งสุดท้ายกับผู้จัดการระดับสูง (senior management) ก่อนจะนำคำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการไปใช้ต่อในการวางแผนโครงการ

เครื่องมือนี้คืออะไร

          กระบวนการในการกำหนด วางแผน ชี้แนะ ติดตาม และควบคุมโครงการพัฒนาระบบให้
สามารถดำเนินการได้ตามระยะเวลาและงบประมาณที่กำหนดไว้ได้  เป็น ผู้ที่คอยดูแล ให้คำแนะนำ ควบคุม และติดตามผลการดำเนินงานของโครงการ ให้เป็นไปตามแผนงานที่กำหนดขึ้น เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ในการพัฒนาระบบร่วมกัน
รายละเอียดและข้อกำหนดเกี่ยวกับโครงการ (Project Specification)
          คือการกำหนดมาตรฐานและรายละเอียดของทุกอย่างที่จะใช้ใน Project และทุก
อย่างที่เป็นสิ่งที่ได้ออกมาจาก Project หรือที่เราเรียกว่า Work Products หรือ Deliverable

เครื่องมือนี้ใช้เพื่ออะไร

         · เป็นหนึ่งใน Requirement ของ Project ที่เรารับผิดชอบซึ่งเป็นสิ่งที่ลูกค้าคาดหวังไว้ว่าจะได้รับเมื่อ Project จบ พูดคุยตกลงเรื่องนี้กันได้แต่เนิ่นๆก็จะลดโอกาสที่จะเกิดสิ่งไม่คาดคิด (surprise) กับทั้งตัวลูกค้าและตัวเราเอง
ถูก ใช้สำหรับการประเมินค่าใช้จ่ายและแรงงานที่ต้องใช้ ซึ่งการแก้ไขมาตรฐานเพียงเล็กน้อยอาจจะเป็นผลกระทบใหญ่ต่อค่าใช้จ่าย เช่น ถ้าลูกค้าขอให้ระบบทำงานเร็วขึ้นซัก 1-2% เรา อาจจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเป็นเงินนับล้านบาท ดังนั้นเราจึงต้องตกลงเรื่องนี้กับลูกค้าให้เรียบร้อยก่อนตั้งแต่ตอนวางแผน โครงการเพื่อที่จะป้องกันการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นภายหลัง
กำหนดการของเป้าหมาย (Milestone Schedule)  ประกอบด้วย
          · วันเริ่มต้นโครงการ (Project Start Date)
          · วันสิ้นสุดโครงการ (Project End Date)
          · กำหนดการของเป้าหมายสำคัญ (Major Milestones)
          · ผลผลิตหรือรายงาน (Deliverable or Reports)
     วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดโครงการ(ถ้าถูกกำหนดมาแล้ว)จำเป็นต้องถูกรวมเข้าไปในการ
วาง แผนโครงการ กำหนดการของเป้าหมายสำคัญก็ได้แก่ การประชุมเพื่อตรวจสอบวัตถุประสงค์ของโครงการ วันที่ระบบตัวอย่างพร้อมส่งมอบ วันสั่งซื้อวัตถุดิบ วันเริ่มทดสอบระบบจริง และอื่นๆก็ควรจะถูกระบุลงในแผนโครงการด้วยเช่นกัน
แผนงานอย่างละเอียด (Work Breakdown Structure)
             คือตัวแทนซึ่งถูกจัดเรียงเป็นลำดับขั้นของงานที่ต้องทำในโครงการเพื่อบรรลุ
วัตถุประสงค์ ในการวางแผนโครงการผู้จัดการโครงการต้องวางโครงสร้างของงานเป็นส่วนเล็กๆเพื่อ
                  - ง่ายต่อการบริหารจัดการเพราะอำนาจและผู้รับผิดชอบจะถูกกำหนดให้กับงานชิ้นเล็ก
                  - ลดความเกี่ยวข้องและขึ้นต่อกันระหว่างงานใหญ่ๆลง
                  - ง่ายต่อการวัดผลและติดตามความก้าวหน้าของงาน
         การออกแบบและเขียนแผนงานอย่างละเอียดต้องทำด้วยความรอบคอบ แผนงานอย่างละเอียดที่ดีสามารถใช้ในการจัดเตรียมสิ่งต่างๆได้ดังนี้
                 · ตารางความรับผิดชอบ (the responsibility matrix)
                · โครงข่ายของหมายกำหนดการ (network scheduling)
                · ค่าใช้จ่าย (costing)
                · การวิเคราะห์ความเสี่ยง (risk analysis)
               · โครงสร้างขององค์กรหรือบุคคลากร (organizational structures)
               · แผนการควบคุม (control)
             คำจำกัดความของงานในลำดับล่างสุดควรประกอบด้วย
                  · วัตถุประสงค์ (objective): สิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จในงานนี้ (expected outcome)
                   · ผลผลิตที่ต้องส่งมอบ (deliverable): เป็นสิ่งที่จับต้องหรือใช้งานได้ ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ รายงาน และอื่นๆ
                  · กำหนดเวลา (schedule): งานทั้งหมดต้องมีวันเริ่มต้น วันสิ้นสุด และวัน(เวลา)สำหรับรายงานความคืบหน้าของงาน (update date)
                 · งบประมาณ (budget): งบประมาณที่ต้องใช้ในการทำงานแต่ละงาน
                 · มาตรการวัดผล (performance measures): กำหนดมาตรการวัดผลความคืบหน้าของงานโดยการเปรียบเทียบผลงานจริง(actual) และความคาดหวัง (planned) ระหว่างดำเนินโครงการ

               · หน้าที่รับผิดชอบ (responsibility): ระบุ ผู้รับผิดชอบให้กับแต่ละงานในโครงการถึงแม้ว่าจะมีหลายวิธีในการสร้างแผน งานอย่างละเอียด แต่โดยปกติแล้วแผนงานอย่างละเอียดจะประกอบด้วยหกลำดับขั้น ดังนี้

           

ถึงจะเห็นว่า ประกอบด้วยข้อมูล 6 ระดับ แต่ก็ไม่จำเป็นว่าทุก Project ต้องมีครบทั้ง 6 ระดับ ถ้า Project ใหญ่ ก็มีครบ แต่ถ้า Project เล็กอาจจะมีไม่ครบทั้ง 6 ระดับ แต่ที่สำคัญคือสองระดับสุดท้ายคือ Work Package และ Level of Effort คิดว่าจำเป็นต้องมีในทุก Project เพราะว่ามันเป็นส่วนย่อยที่ระบุถึงสิ่งที่ต้องทำและระยะเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานนั้นๆซึ่งจำเป็นมาต่อ Project Manager   โดยมีการแบ่งหน้าที่รับผิดชอบกัน ระหว่าง Project Manager เป็นคนเก็บข้อมูล และจัดทำงานใน 3 ระดับบนสุดซึ่งได้แก่ Total Program, Project และ Task หลังจากนั้น Line Manager จะรับช่วงต่อในการเพิ่มข้อมูล Sub-task, Work Package และ Level of Effort ซึ่งจะทำให้โครงการทั้งหมดสมบูรณ์